Vom Angebot bis zum Feedback

Die Einführung des 6-Punkteplans war ein Meilenstein. Meine Aufgabe bestand in der Unterstützung der Geschäftsleitung, Kommunikation mit dem Projekt-Team, Einbringen von Vorschlägen, Zusammenfassung von Ergebnissen, Protokollierung, Erstellung von Vorlagen, Koordination der Schnittstellen, Lösungsvorschläge für Teilprozesse. 

6-Punkte Plan zur Optimierung von Projektabläufen

1. Akquisition von Neu- oder Bestandskundengeschäft/
Eingang von Projekten / Budgetplanung grob
a. Anlegen des Projekts in der Projektdatenbank
b. Adresspflege in CRM
c. Bei neuen Kundenprojekten Übernahme der Adressdaten aus
CRM durch Beratung
d. Wieviel Zeit wird für die Projektbearbeitung kalkuliert?
(gesamt und ggf. unterteilt in Bereiche (X/Y)
e. Welche internen und externen Kosten fallen an?
f. Projekt mit Plandaten füllen: Wird der Soll-Deckungsbeitrag von 30%
+ X erreicht?
g. Falls nein aus welchem Grund sollte das Projekt dennoch bearbeitet
werden?
h. Budgetfreigabe durch GF einholen, wenn der Umsatz über 50.000 €
liegt.

2. Kapazitäts- und Terminplanung / Budgetplanung im Detail
a. Planung des Projektes durch Beratung und Teamleitung im Detail,
Eintragen der Beteiligten in die Kapazitätsplanung.
b. Angebotseinholung von Drittkosten und Vergleichskosten.
c. KVA Erstellung im Detail und Freigabe vom Kunden einholen.*
d. Record in Finanzbuchhaltung
e. Fremdaufträge ins System eingeben
f. Übergabe der Kostenplanung (inkl. Fremdaufträge) an die
Finanzbuchhaltung

3. Arbeitsvorbereitung
a. Projektsteckbrief erstellen
b. Welche Erfahrungswerte gibt es es ggf. aus vorangegangenen oder
vergleichbaren Projekten innerhalb des Unternehmens?
c. Team-E-Mail und Team-Organisation, Verantwortlichkeiten und
Struktur festlegen.
d. Technische Vorraussetzungen erfragen/prüfen (Programme,
Lizenzen, Freischaltungen, etc.)
e. Technikvorbereitung
f. Wer arbeitet an welchem Arbeitsplatz?
g. Server bestimmen/anlegen und benötigtes Volumen an IT melden.
h. Methode des Datentransfers bestimmen und ggf. anlegen/kommunizieren.

4. Kommunikation / Team
a. Teambesprechung vor Projektbeginn
b. Kommunikation der Anforderungen ausreichend im Voraus damit
jeder „Fit“ für das Projekt ist.
c. Aushändigen/Umlauf der jeweiligen Projektdokumentation
(Projektsteckbrief) an die Projektbeteiligten oder hinreichende
Teambesprechung in ausreichendem Vorlauf zu Projektbeginn.

4.1.Klärung der wesentlichen Projektanforderungen:
(Erfahrungen aus vergangenen Projekten einfließen lassen)
d. Laufzeit, Kapazitätenplanung/Terminplanung inkl. Spitzenzeiten
(Auswirkungen kommunizieren z.B. Mehr-/Wochenendarbeit,
Schichtplanung, Soll-Anforderungen etc.), Teamkonstellation und
Verantwortlichkeiten, Sitzplatzverteilung, Technische
Vorraussetzungen, Arbeitsvorbereitung
e. Beteiligte auf Agentur und Kundenseite benennen,
Verantwortlichkeiten festlegen & Erwartungshaltung definieren,
Teamcall, Team-Email benennen.
f. Zusammenarbeit & Kommunikationsverhalten
g. Detaillierte Besprechung der Arbeitsweise & Abstimmungsprozesse
h. (Wie und in welcher Frequenz sollen Zwischenabstimmungen
stattfinden?) Fragen zu den Abläufen.
i. Welches sind Herausforderungen/Besonderheiten?
j. Serverstruktur & Dateinamenskonvention
k. Art der einheitlichen Nutzung der Zeiterfassung
l. Sensibilisierung für Mehraufwand besprechen (Mehraufwand vor
Bearbeitung durch Kunden schriftlich freigeben lassen).
m. Regelung der Wochen- und Tagesmeetings (Vorlagen beachten)*

4.2. Laufende Überwachung
a. Regelmäßige Besprechung / Abstimmung mit den Beteiligten.
b. Sind wir im Plan?
c. Mitlaufende Kalkulation berücksichtigen
d. Mehraufwand vor Bearbeitung durch den Kunden schriftlich
freigeben lassen.

5. Projektabschluss / Nachbearbeitung
a. Sämtlicher Projektaufwand wurde erfasst (Teamstd. inkl. Beratung)
b. Das Budget wurde nachkontrolliert und mit der Planung verglichen.
c. Über- oder Unterfüllung werden dem GF mitgeteilt
d. Projektevaluation – Was lief besonders gut, was nicht?
e. Optimierungschancen?
f. Archivierung von Daten und Aufräumen der Server
g. Das Projekt ist sauber in der Projektdatenbank dokumentiert und
stellt eine gute Grundlage für die nächste Projektbearbeitung dar.


6. Feedback
a. Mitarbeitern wurde durch Beratung und Teamleitung ein Feedback
über die Mitarbeit mitgeteilt.
b. Der Feedbackbogen für den Kunden wurde an den Ansprechpartner
auf Kundenseite weitergeleitet.

Exkurs:
‐ Reisekosten //Reiseplanung
‐ Meetingkultur
‐ KVA-Erstellung / Projektplanung
‐ Datensicherung